Ancestor Soup

Kiinteistöhuollon hankinta taloyhtiölle

Aiheesta on olemassa monia esityksiä täällä netissä ja miltei kaikissa esitetään seitsemänvaiheinen hankintaprosessi, joka alkaa taloyhtiön tietojen päivittämisestä sekä tarpeiden selvittämisestä ja päättyy sopimuksen seurantaan ja arviointiin. Yleisesti on kirjoituksissa todettu tosiasiaksi se, että yhtiöiden hallituksilta puuttuu juridinen ja tekninen osaaminen palveluiden hankinnassa ja se osa jää isännöitsijän tehtäväksi.

Mikäli tilanne on näin, niin tilanne on aivan hyvä ja oikein, sillä isännöitsijän tehtäviin kuuluu toimia taloyhtiön tietovarastona näissä asioissa. Markkinoilla on toki yhtiöitä, joiden hallituksilla löytyy osaamista vaikka mihin mutta yritän pysyä tässä asiassa perustasolla. En puutu itse tarjouspyynnön tekniseen ja juridiseen suunnitteluun tai sen käsittelyyn, sillä siihen löytyy neuvoja jo tarpeeksi vaan yritän paneutua asiaan sopimusten kaupallis-inhimillisellä tasolla.

Kiinteistöhuollon hankkimisessa taloyhtiölle tärkein asia taloyhtiön kannalta on rehellinen huoltotarpeiden selvittäminen. Tällä en tarkoita listausta huoltotöistä, joka on olemassa jo huoltokirjassa, vanhemmissa jo noudatetuissa huolto-ohjelmissa, tai tarjouksen liitteenä olevassa työlistassa, vaan niistä piilotarpeista joiden tekemättömyyden tai huonon työnlaadun vuoksi yhtiö voi joutua vaihtamaan huoltotoimittajaa. Hyvän huoltopalvelun voit löytää kiinteistöhuolto Espoo:lta.

Yleensä kaikkialla keskitytään sopimusten teossa niiden juridiseen tekemiseen, jolloin vähemmälle huomiolle jää itse työympäristö sekä sen vaatteet, niin huollon työprosessien, kuin taloyhtiön tarpeiden osalta. Huoltoyhtiö käy paikanpäällä ja noteeraa kyllä kaikki ympäristön erikoisuudet, ja ne otetaan hinnoittelussa huomioon, mutta useimmiten unohtuu keskustella siitä mikä olisi taloyhtiön oma painotus ja tärkeysjärjestys kyseisten toimien tekemiselle puhumattakaan siitä, miten yhtiö haluaisi itse työn tehtäväksi. Kyseiset asiat on voitava tuoda rehellisesti esiin ennen sopimuksen tekemistä, jotta molempien osapuolien tilanne ja mahdollisuudet saada hyvä sopimus tulee selväksi.

Itse näen pahimpana sopimusten kaataja juuri sen, että itse sopimukseen ja sen vaatimiin toimenpiteisiin niin tekemisen kuin prosessien osalta ei yleensä ole etsitty yhteistä näkökantaa. Taloyhtiön väki siis odottaa sopimukselta asioita tai hoitotapoja, joita huoltoyhtiö ei ole edes toimittamassa ja huoltoyhtiö taasen tekee asioita joita taloyhtiö ei tarvitse, ja asioita voidaan tehdä myös tavalla jota taloyhtiö ei lopulta kuitenkaan hyväksy. Tärkeintä on siis sen lisäksi, että sopimus on oikein laadittu, on että se on yhdessä käyty läpi ja ymmärretty mitä se pitää sisällään.

Myös kriisitilanteessa, jolloin huoltoyhtiön vaihtoa aletaan puuhamaan, tämän asian rehellinen läpikäyminen voi pelastaa tilanteen ja yhteistyö voi jatkua hedelmällisenä. Huollon vaihtamisen yhteydessä tulee aina eteen riskejä, ja huollon vaihdon kuluja, niin kadotettuna tietona, kuin asioiden uusien tekijöiden oppimisen viemänä aikana.

Talvi on yleensä se aika, jolloin sopimusten toimivuus testataan. On tilanteita joissa työn raja-alueita, tai työtapoja ei ole sovittu, joten auraaja ei ota lapiota käteensä ja siivoa esim. portaita, tai on alueita joita yhtiö haluaisi muuten tehtävän käsitöinä. Mitkä työt tehdään ensin kun myrskyää ja mikä on yleensäkin huoltoyhtiön valmius toimia ruuhkatilanteissa. Kukaan ei ole hankkinut itselleen omaa 24/h huoltomiestä, joten tulee ottaa huomioon, että ruuhka aiheuttaa aina työjonoa. Nämä tilanteet tulee siis keskustella ja sopia jo etukäteen sopimusta tehdessä.

Toiminnallisissa asioissa tulee siis jo hankittaessa huomioida, että huoltoyhtiön resurssit vastaavat taloyhtiön koon ja huoltotarpeen mukaisia vaateita jo sopimuksen tekohetkellä, sekä ottaa huomioon että huolto on ehdottomasti niitä palveluita joissa pienin hinta alussa tarkoittaa melkein aina luistoa jossain kohtaa palveluketjua. Vanha sananlasku on tässä paikallaan että ”sitä saa mitä tilaa”. Asiansa tunteva isännöitsijä kyllä haistaa tällaiset tilanteet, joten kun perushommat yhtiön kanssa on tehty huolella, on valinta turvallista.

Uusissa yhtiöissä, jotka hankkivat palvelua ensimmäistä kertaa, ollaan toki enemmän puhtaan perusprosessin varassa, sillä yhtiön tarpeet ja huoltokäytännöt ovat vielä tuntemattomia niin osakkaille kuin isännöitsijälle. Uusille yhtiöille kuitenkin kertyy ajan myötä tarvittava tieto jatkon osalta, ja silloin sitä tietoa voi, ja kannattaa hyödyntää edellä mainituilla tavoilla.

Teksti: Juhani Hujanen, Isännöitsijä, BBA, AIT, IAT

Back to Top